Obbligo vidimazione e bollatura verbali Consiglio, Collegio dei Revisori e Assemblee

Con il Pronto ordini del 3 gennaio il CNDCEC si occupa di fornire chiarimenti su Vidimazione/bollatura libro verbali Consiglio, Collegio dei Revisori e Assemblee

Come specificato dalle Sentenze del Consiglio di Stato Sez. II n 3544 del 2020 e Cons. Stato Sez. VI n. 4923 del 2021 "il verbale, in quanto atto giuridico appartenente alla categoria degli atti certificativi, è il documento preordinato alla descrizione di atti o fatti, rilevanti per il diritto, compiuti alla presenza di un soggetto verbalizzante, appositamente incaricato di tale compito. Quindi il verbale è da annoverare entro la categoria degli atti amministrativi – certificativi in quanto è un documento preordinato alla descrizione di atti o fatti  giuridicamente rilevanti compiuti in presenza del soggetto verbalizzante ed ha quindi lo scopo di garantire  certezza alla descrizione degli accadimenti, documentandone l'esistenza”.

Peraltro, “ la non ascrivibilità del verbale agli atti collegiali comporta che la sottoscrizione di tutti i componenti del collegio non è essenziale per la sua esistenza e validità, che possono essere incise solo dalla mancanza della sottoscrizione del pubblico ufficiale redattore, ovvero dalla mancata indicazione delle persone intervenute” 
Ciò premesso il CNDCEC ha chiarito che è possibile affermare che nell’Ordinamento della Professione di Dottore Commercialisti e di Esperto Contabile il verbale delle sedute di Consiglio e delle Assemblee è redatto e sottoscritto dal Segretario, quale pubblico ufficiale chiamato ad attestare, fedelmente e con capacità probatoria, quanto accaduto nel corso dell’adunanza.

Infatti, l’art. 13, comma 4 dello stesso ordinamento professionale prevede che per le riunioni consiliari “Il segretario redige il verbale sotto la direzione del presidente. Il verbale è sottoscritto dal presidente e dal segretario”. 

Anche per l’Assemblea l’art. 18, comma 4, precisa che “Il presidente e il segretario del Consiglio sono, rispettivamente, il presidente e il segretario dell'Assemblea degli iscritti”.
Risulta, pertanto, che sia proprio la Legge Professionale ad attribuire al Segretario dell’adunanza, sia essa consiliare che assembleare, la funzione di pubblico ufficiale redattore del relativo verbale.

In questi casi, quindi, il Segretario assume una funzione certificativa che di norma è, invece, appannaggio dei soli notai.

Peraltro, si ricorda che il Codice Civile (art. 2421) prevede solo a carico delle società l’obbligo della bollatura e della numerazione dei seguenti libri:

• libro dei soci
• libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee
• libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione
• libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo
• libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale o del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo della gestione
• libro delle obbligazioni
• libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti
• libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell'art. 2447 sexies del Codice Civile

Non si rivengono pertanto norme che impongano alcun obbligo di “bollatura o vidimazione” dei verbali del Consiglio dell’Ordine e dell’Assemblea degli iscritti proprio perché l’Ordinamento Professionale attribuisce al Segretario dell’adunanza una funzione certificatoria, atta ad attribuire efficacia probatoria al contenuto complessivo del documento.

Viene precisato che, nulla vieta ovviamente che ciascuna amministrazione, nella propria autonomia, possa valutare l’attivazione di livelli di certificazione maggiori rispetto a quanto stabilito dalla legge attraverso previsione  esplicita nel proprio regolamento di funzionamento.

Con specifico riferimento al libro verbale del Collegio dei revisori è d'obbligo richiamare la Circolare vademecum per la revisione amministrativo-contabile negli enti pubblici della Ragioneria generale dello Stato, che sul tema della verbalizzazione delle attività di verifica dell’organo di controllo puntualizza che, in linea con le disposizioni del codice civile art. 2421 – ultima comma, e quindi in analogia a quanto previsto per i verbali relativi al collegio sindacale delle società, lo stesso, prima di essere messo in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio.