Vidimazione registri volontari sedi secondarie: orientamento Ministeriale

Con la Nota n 809 del 20 gennaio il Ministero del Lavoro replica ad un quesito sulla Vidimazione dei registri dei volontari relativi alle sedi secondarie di un Ente del Terzo Settore.

In sintesi si esprime parere favolrevole alla istituzione di più registri dei volontari, purché sia mantenuto un controllo centralizzato. 

Vediamo maggiori dettagli.

Vidimazione registri volontari sedi secondarie: orientamento Ministeriale

È stato chiesto di chiarire se un ETS possa disporre di più di un registro dei volontari non occasionali di cui all’articolo 17, comma 1, del Codice del Terzo settore, qualora disponga, oltre alla sede legale, di una o più sedi operative secondarie, eventualmente insistenti su un territorio regionale diverso da quello della sede principale; e in caso di risposta affermativa, se anche i registri riferiti alle sedi secondarie debbano essere vidimati.
L'articolo del CTS su indicato impone agli enti di iscrivere i volontari in apposito registro; il decreto 6 ottobre 2021 del Ministro dello sviluppo economico di concerto con il Ministro del lavoro e delle politiche sociali, recante “Individuazione dei meccanismi assicurativi semplificati, con polizze anche numeriche, e disciplina dei relativi controlli”, all’articolo 3, prevede l’istituzione del registro e le modalità di tenuta dello stesso, tra queste:

• la vidimazione quale mezzo per assicurare l’inalterabilità delle scritture in caso di supporto cartaceo,
• il contenuto minimo del registro,
• la possibilità di ricorso alternativo a sistemi elettronici e/o telematici, anche messi a disposizione dalla rete associativa cui gli enti aderiscono.

In sostanza, lo scopo del registro dei volontari è quello di individuare i soggetti che prestano attività volontaria in maniera non occasionale, documentarne il relativo status all’interno dell’ente, consentire e agevolare l’adempimento degli obblighi assicurativi.

In tal senso il registro ha carattere unitario; tuttavia, nel rispetto delle previsioni del citato D.M., nella salvaguardia dell’inalterabilità delle scritture e comunque a condizione che le modalità di tenuta consentano di raggiungere le finalità sopra richiamate, dette modalità potranno tenere conto della struttura dell’ente, la cui natura unitaria non preclude l’esistenza di sedi operative secondarie, anche in regioni diverse da quella in cui si trova la sede legale.

Il Ministero inoltre evidenzia che, benché in casi del genere sia assai probabile il ricorso a sistemi elettronici/telematici, eventuali esigenze che rendano in concreto difficoltosa o disagevole l’unicità del supporto cartaceo, potrebbero richiedere la tenuta di una “sezione separata” del medesimo registro, su un diverso supporto, tenuto presso la sede operativa di riferimento e gestito da un amministratore/associato espressamente preposto, avente la struttura e i contenuti obbligatori di cui al decreto ministeriale 6 ottobre 2021.

Ciò potrà avvenire a condizione che:

• l’istituzione del registro dei volontari tenuto presso la sede secondaria o comunque ad essa riferito sia deliberata dall’organo di amministrazione (organo responsabile nel suo complesso della tenuta del registro dei volontari dell’ente);
• siano individuate, formalizzate ed adottate modalità di tenuta che evitino la duplicazione delle registrazioni riferite alle medesime persone, con conseguente inattendibilità del datodei volontari computati con riferimento all’ente nel suo complesso;
• sia individuata espressamente la persona preposta alla tenuta (compilazione e conservazione) del registro di sede secondo le modalità previste;
• le modalità di tenuta del registro di sede siano previamente rese note alla società assicuratrice affinché questa possa erogare il proprio servizio garantendo tutti i soggetti assicurati;
• la corretta tenuta del registro di sede sia oggetto di verifiche periodiche da parte dell’organo di amministrazione.

E’ opportuno che presso la sede principale dell’ente che ha istituito uno o più registri dei volontari relativi alle sedi secondarie sia conservata, unitamente al registro principale, copia del frontespizio di ciascun registro secondario, con annotazione degli estremi di vidimazione (autorità che ha effettuato la vidimazione e data della stessa) e della data a partire dalla quale il registro secondario è divenuto operativo, da esibire nel corso dei controlli periodici da parte delle amministrazioni o dei soggetti autorizzati di cui all’art. 93 del CTS. 

Inoltre, gli aggiornamenti da effettuarsi sul RUNTS relativamente al numero dei volontari non occasionali dovranno basarsi su una preliminare ricognizione di tutti i registri posti in uso.

In conclusione, il Ministero chiarisce che per enti aventi una pluralità di sedi operative territorialmente distanti, sarebbe irragionevole e contrario all’autonomia degli stessi non consentire l’istituzione di registri dei volontari relativi alle singole sedi, a condizione che ciò avvenga:

• con modalità tali da garantire l’assolvimento degli obblighi di registrazione e assicurazione dei volontari 
• e la certezza delle scritture.

Conseguentemente, gli eventuali registri “di sede” dovranno essere regolarmente vidimati; resterebbero altrimenti mere scritture interne prive di qualunque rilevanza verso l’esterno e di qualunque valore probatorio.